Festivalbruiloft organiseren: 6 praktische tips

1. Kies een locatie waar jullie hele dag prettig past

Een veld met een tent kan er heerlijk vrij uitzien. Toch maakt het nogal uit of jullie beginnen op een ingerichte trouwlocatie of op een terrein waar nog alles naartoe moet. Kijk eerst naar jullie gastenlijst en de onderdelen van de dag. Waar is de ceremonie, waar eten jullie en waar kan iedereen terecht als het regent?

Loop tijdens een bezichtiging ook de minder fotogenieke route: van de parkeerplaats naar het toilet, van de keuken naar de eettafels en van de tent naar een beschutte zitplek. Een vlak pad, voldoende stoelen en bereikbare toiletten maken verschil voor gasten die minder makkelijk lopen. Vraag bij een tent naar de vloer, zijkanten en weersafspraken; alleen een dak maakt een terrein nog niet comfortabel bij wind en regen.

Bespreek stroom voor catering en muziek, drinkwater, afval, opbouw en afbouw. Op een camping of privéterrein horen daar afspraken met de eigenaar en, waar nodig, de gemeente bij. Ook overnachten moet echt geregeld zijn: ruimte voor een tent betekent niet vanzelf dat gasten er mogen blijven slapen.

Zeven locaties om jullie ideeën mee te vergelijken

Deze plekken bieden verschillende manieren om een bruiloft met festivalsfeer te vieren. Kies vooral op de combinatie van buitenruimte, eten, muziek en een goed alternatief bij minder weer.

• Villa Westend in Velserbroek, Noord-Holland. Een locatie aan het water, met een ceremonie op het zand of binnen en mogelijkheden voor onder meer barbecue, walking dinner of een foodtruckdiner. Voor het feest zijn er aparte zalen. Interessant als jullie buiten willen beginnen en daarna makkelijk naar binnen willen.
• Parnassia aan Zee in Overveen, Noord-Holland. Een strandpaviljoen tussen zee en duinen, met binnenmogelijkheden als het weer omslaat. Hier zit de festivalsfeer vooral in de kust, het eten en de aankleding. Bespreek apart waar muziek kan en welke ruimtes jullie gezelschap gebruikt.
• Breezze in Vierpolders, Zuid-Holland. Deze locatie ligt aan de Brielse Maas. De aanbieder noemt festivalbruiloften met een trouweiland, tent en paviljoen, plus barbecue of walking en shared dining. Handig om te vergelijken als jullie graag aan het water trouwen en verschillende delen van de dag dichtbij elkaar willen houden.
• Plok in Didam, Gelderland. Bij deze trouwlocatie in Montferland kunnen jullie denken aan een ceremonie onder de spantent of bij de vijver, met binnenruimtes en catering op dezelfde locatie. Vraag tijdens het bezoek hoe jullie gewenste opstelling bij zowel droog als nat weer werkt.
• De Brabantse Hoeve in Volkel, Noord-Brabant. De trouwtuinen Landelijk Groen en Beach tuin Zand, een stretchtent en mogelijkheden voor streetfood, barbecue of een festivaldiner sluiten aan bij een losse dagindeling. Voor het feest zijn er het Café en de Big Lounge; de locatie heeft ook hotelkamers.
• Feel Good TentEvent in Lage Vuursche, Utrecht. Een vaste trouwlocatie op Landgoed Pijnenburg, met een privéterrein, de stretchtenten The Mountain en The Barn, catering en techniek. Het is een optie voor wie graag tussen het groen viert zonder zelf een compleet terrein in te richten.
• Beneden Sas bij De Heen en Dinteloord, Noord-Brabant. Een sluiswachterswoning met een tuin en stretchtent op een eilandje aan de Steenbergse Vliet. Voor een eventueel avondfeest met band of dj verwijst de locatie naar de feestzaal van het nabijgelegen Akkermans. Neem die verplaatsing dus mee in jullie planning.

Zoeken jullie liever in de polder? In de gids met trouwlocaties in Flevoland staan onder meer een kas, plekken aan het water en mogelijkheden om te blijven slapen. Vergelijk een paar passende locaties in plaats van een steeds langere lijst te maken.

Sfeerbeeld: gasten bij een speciaalbierbar buiten.

2. Geef ieder plekje een functie en een eigen sfeer

Denk bij de styling eerst aan wat jullie gasten gaan doen. Een paar tafels bij het eten, een rustige hoek om te praten en een duidelijke plek voor muziek werken fijner dan decoratie die overal los verspreid staat. Houd de looproutes vrij en zet de lounge niet pal naast de luidsprekers.

Kies twee of drie kleuren die op meerdere plekken terugkomen: in linten aan stoelen, bloemen op tafel en bordjes bij de bar. Een oude trap als presentatiemeubel, gekleurde glazen of een paar vintage stoelen kunnen al veel karakter geven. Hebben jullie plezier in zelf maken, kies dan één project dat jullie echt leuk vinden. Niet ieder detail hoeft handgemaakt te zijn.

Wegwijzers mogen speels zijn, maar ook duidelijk. Gasten moeten de toiletten en uitgang nog kunnen vinden als het donker is. Lichtjes boven de tafels geven sfeer; verlichting langs paden heeft daarnaast een praktische functie. Laat bevestiging, stroom en kabelroutes afstemmen met de locatie of verhuurder.

Lampionnen, droogbloemen, macramé of een polaroidhoek passen mooi bij een los feest. Laat daarbij ruimte voor jassen, een tas of een glas. En als jullie dromen van een vuurkorf of kampvuur: vraag vooraf wat op het terrein kan. Volgens de Brandweer kunnen terreineigenaren open vuur verbieden en kan droogte de mogelijkheden verder beperken. Een groep lichtjes geeft ook een warme sfeer als vuur geen optie is.

Hoe bruidsparen onze reportages ervaren

Jullie op je gemak voelen is minstens zo belangrijk als een mooi decor. Deze bruidsparen vertellen over de samenwerking, de ontspannen sfeer en hun foto’s en film.

3. Kies lekker eten en zorg dat iedereen aan de beurt komt

Foodtrucks passen goed bij een festivalbruiloft, maar jullie hoeven niet alle keukens tegelijk aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan pizza’s of burgers met een volwaardige vegetarische keuze, daarna koffie en iets zoets. Taco’s, een ijskar of een barbecue met groenten, vis, vlees en salades kunnen net zo goed het uitgangspunt zijn. Kies wat jullie zelf graag eten.

Vraag de cateraar hoeveel gasten tegelijk bediend kunnen worden en hoe lang het ongeveer duurt voordat iedereen heeft gegeten. Eén drukke uitgifteplek kan een lange rij opleveren. Een paar kleinere uitgiftepunten of eten in afgesproken rondes kunnen beter passen bij jullie gezelschap. Zet de bar zo dat de rij voor drankjes de route naar het eten niet blokkeert.

Een shared dinner is een fijne andere mogelijkheid: schalen op tafel, genoeg zitplaatsen en tijd om echt met elkaar te praten. Bespreek allergieën, vegetarische en veganistische maaltijden en eten voor kinderen vooraf. Laat duidelijk zijn welke gerechten voor wie bedoeld zijn, zonder dat een gast daarvoor de hele avond achter medewerkers aan hoeft.

Bij de bar mogen jullie favoriete speciaalbier of een eigen cocktail terugkomen. Maak de alcoholvrije keuze net zo aantrekkelijk en zorg dat water makkelijk te vinden is. Check ook wie glazen ophaalt, afwast en afval wegbrengt. Dat werk verdwijnt niet doordat het eten uit een foodtruck komt.

Plan ten slotte een logisch eetmoment voor jullie zelf. Tussen felicitaties en gesprekken door vergeet je gemakkelijk dat je nog niets hebt geproefd. Een late snack of koffie met crêpes is leuk als jullie daar zin in hebben; het hoeft geen extra attractie te worden om de dag compleet te maken.

4. Laat muziek met de dag meegroeien

De muziek tijdens een ceremonie vraagt iets anders dan de muziek bij het laatste rondje. Misschien willen jullie een akoestisch optreden bij de borrel en een dj voor het feest. Of juist één band waar jullie allebei graag naar luisteren. Bekijk een live-opname of optreden en bespreek jullie favoriete nummers, maar ook wat jullie liever niet horen.

Leg samen met de locatie en muzikanten vast waar ze staan, welke techniek nodig is en wanneer opbouw en een soundcheck kunnen plaatsvinden. Spreek de eindtijd en het toegestane geluidsniveau af voordat jullie de dagindeling vastzetten. Een silent disco kan een leuke vorm zijn, maar is geen automatische uitzondering op de afspraken van het terrein.

Laat tussen het eten en de muziek ruimte voor gesprekken. Een paar spellen, een photobooth of een gastenboek met instantfoto’s geven mensen iets te doen zonder dat iedereen voortdurend mee móét doen. Kies liever twee dingen die bij jullie passen dan een vol programma met workshops, artiesten en spellen.

Voor een rustige afsluiting kunnen een laatste gezamenlijk nummer en wat warme drankjes al genoeg zijn. Willen jullie iets met vuur of een professionele vuurwerkshow, bespreek dat dan ruim vooraf met de locatie en een bevoegde aanbieder, inclusief de benodigde toestemming.

Even voorstellen: ik ben Charlotte

Ik ben Charlotte, de fotograaf achter Shots by Charlotte. Ook festivalbruiloften heb ik vastgelegd. Ik houd van de afwisseling tussen kleine details en wat er tussen mensen gebeurt: iemand die helpt met een jurk, een blik tijdens de ceremonie of vrienden die elkaar op de dansvloer meetrekken.

Mijn eerste bruiloft fotografeerde ik in Dubai, met meer dan 1500 gasten. Heel anders dan een klein buitenfeest, maar ook daar draaide het om de mensen en hun momenten samen. Buiten mijn werk reis ik graag en wandel ik met mijn corgi Oreo. Collin verzorgt de video; samen bereiden we foto en film voor op de dag die jullie willen beleven.

5. Maak ruimte voor foto en film zonder het feest stil te zetten

Voor de reportage kijk ik naar meer dan de ceremonie en de groepsfoto. De inrichting voordat iedereen binnenkomt, handen die glazen doorgeven, de reacties tijdens een speech en de overgang naar het avondfeest vertellen samen hoe jullie dag voelde.

Bespreek vooraf welke momenten jullie belangrijk vinden en wie jullie graag op de foto willen. Kies voor eventuele groepsfoto’s een handig moment waarop die mensen er zijn. Voor foto’s van jullie samen zoeken we een plek en tijd die bij de dag passen. Mooi avondlicht kan een fijne aanleiding zijn om even samen weg te wandelen. We kijken op de dag zelf wat het weer en de planning toelaten.

Houd bij een buitenfeest ook rekening met de afstand tussen plekken. Als de ceremonie, het eten en het feest ver uit elkaar liggen, kost iedere verplaatsing tijd. En als jullie de geloften en speeches in de film willen terughoren, is het prettig om microfoons en geluid vooraf mee te nemen. Op onze pagina over trouwfotografie en videografie samen lees je hoe Collin en ik dat als team aanpakken.

Overzichtsbeelden met een drone kunnen een terrein mooi laten zien, maar zijn niet overal mogelijk. We bespreken eventuele wensen vooraf; regels, veiligheid en omstandigheden bepalen wat kan. Het is geen vaste belofte voor ieder buitenfeest.

Willen jullie zien hoe losse onderdelen samen een echte trouwdag worden? Bekijk de bruiloft van Anne en Sybren bij Eigen Wijze in Bant. Ik fotografeerde daar de ceremonie in de kas, de borrel en spelletjes, de festivalaankleding, het shared dinner en het feest. Hun reportage geeft een concreet voorbeeld, zonder dat jullie die dag precies hoeven na te doen.

6. Maak de begroting compleet en verdeel het regelwerk

Een festivalbruiloft hoeft niet groots te zijn. De kosten hangen vooral af van wat al aanwezig is en wat jullie nog laten komen. Vergelijk daarom geen kale terreinhuur met een pakket waarin catering, personeel en techniek zitten. Zet dezelfde onderdelen naast elkaar.

Kies daarna jullie prioriteiten. Als live muziek belangrijk is, mag daar meer budget naartoe dan naar uitgebreide styling. Willen jullie vooral lang samen eten, geef dat de ruimte. Voor de reportage kijken we samen naar jullie dagindeling en de passende offerte. Laat daarin vastleggen welke aanwezigheid en levering jullie afspreken.

Wijs één aanspreekpunt aan voor leveranciers en praktische vragen. Zet in een korte planning wie de sleutel heeft, wie het weerbesluit neemt, wanneer leveranciers arriveren en wie na afloop afsluit. Deel die planning met de betrokken mensen, zodat jullie op de trouwdag niet zelf ieder telefoontje hoeven op te nemen.

Waar beginnen jullie?

Schrijf eerst op wat jullie het liefst willen beleven: samen buiten eten, een favoriete band, een rustig weekend met familie of een dansfeest met vrienden. Kies vervolgens een locatie die daarbij past en werk de zes onderdelen stap voor stap uit. De aankleding volgt dan vanzelf uit jullie keuzes.

Voor mij geven de mensen de dag zijn karakter: de gesprekken aan tafel, de omhelzingen en dat ene nummer waar iedereen op reageert. Willen jullie bespreken hoe we dat in jullie reportage kunnen bewaren? Vertel ons over jullie trouwplannen.